Coraz częściej można spotkać się z pytaniami klientów, czy niszczarki do dokumentów są w stanie rozdrobnić dokumenty na takie, by rozmiar ścinek był zgodny z… RODO. Ustawa o Ochronie Danych Osobowych weszła w życie z dniem 25 maja 2018 roku. Nie określa ona jednak żadnych rozmiarów, jeżeli chodzi o ścinki jakie wydobywać się mają z niszczarki do papieru! Jedyne, co trzeba zachować, to zabezpieczenie bezpieczeństwa danych osobowych. Ale, czy aby… na pewno?

Czy niszczarka do dokumentów musi być zgodna z RODO?

Przepisy prawne RODO nie regulują dokładnej wielkości ścinków, które w jakikolwiek sposób odnosiłoby się do rozporządzenia. Oczywiście istnieją pewne regulacje organu, jakie mogą ustalać standardy jeżeli chodzi o niszczenie dokumentów z zawartością danych osobowych. Jednakże normy te określają wielkość ścinków w pewnej skali. Zazwyczaj są to one dwie:

• EN 15713 – norma, jaka określa praktyczne rozwiązanie, jeżeli chodzi o zakres bezpiecznego niszczenia niejawnych dokumentów. Według tej normy, poziom bezpieczeństwa 4 (DIN P-1) odpowiedni jest dla większości dokumentów. Z kolei poziom 6 (DIN P-4) dla dokumentów tajnych.
• DIN 66399 – reguluje obowiązki oraz wymogi w zakresie bezpiecznego niszczenia zarówno dokumentów, jak i nośników danych.

Paski a ścinki – czy jest między nimi jakakolwiek różnica?

Niszczarka, jaka rozdrabnia dokumenty na paski, jest najbardziej popularną na rynku. Jest też ona stosunkowo tańsza w porównaniu do innych. Właśnie tego typu niszczarka będzie najlepsza do niszczenia dokumentów o niewielkim stopniu poufności, np. listów w domu czy korespondencji. Są też jednak niszczarki ścinkowe, jakich zadaniem jest rozdrobnienie kartki papieru właśnie na ścinki (do 2000 mm2). Już tego typu niszczarki stosuje się do niszczenia dokumentów z wieloma danymi osobowymi – ciężko dzięki nim będzie odzyskać cokolwiek ze zniszczonego materiału. Im więcej dokument będzie zawierał danych, tym ścinka powinna być mniejsza.

Jeżeli chce się zachować bezpieczeństwo tajnych Danych, ścinka nie może być większa nić 6-10 mm2. Ścinek, jaki mieści się w normie EN-15713 (między poziomem 1 a 7), może być również właśnie takich wymiarów. Im mniejsze będą ścinki, tym bezpieczniej będzie niszczyć dokumenty.

RODO a niszczarki do dokumentów

Kiedy tylko w życie weszła ustawa o RODO, coraz baczniej zaczęto przyglądać się niszczarkom. Wiele z nich posiada certyfikat niszczenia w zgodzie z RODO, jednak taka organizacja zwyczajnie… nie istnieje. Nie ma również żadnego urzędu w UE, jaki certyfikowałby niszczarki w taki zakresie. Należy więc podczas wyboru niszczarki zwrócić uwagę nie na to, czy posiada taki certyfikat, a na poszczególne parametry urządzenia i na to, czy pozwala na bezpieczne niszczenie dokumentów.

Warto pamiętać, że bezpieczeństwo danych jest bardzo ważne w każdej firmie – może bowiem wpłynąć na jej działalność zgodnie z prawem. Wraz z pojawieniem się RODO i wejściem ustawy w życie, bardzo ważne stało się zarządzanie bezpieczeństwem danych osobowych. To obowiązek każdej firmy! Jeżeli zasady RODO nie będą przestrzegane, może to oznaczać nawet do… 20 mln euro kary bądź zabranie 4 % rocznego obrotu niewywiązującemu się z RODO przedsiębiorstwu. Właśnie dlatego zakup niszczarki do dokumentów powinien być obowiązkiem każdej firmy. 

Pamiętaj, że niszczarka nie jest kosztowną inwestycją, a stanie się jednym z najważniejszym punktów działania zgodnie z rozporządzeniem RODO. Wyciek danych to poważne zagrożenie dla każdej firmy – a tego chyba każdy przedsiębiorca chce uniknąć, prawda?